La dématérialisation de factures dans les entreprises est une obligation de nos jours au vu des nombreuses réalités qui prévalent. Elle consiste à opter pour une solution informatique qui permet de gérer la facturation de façon électronique en recourant surtout à des documents numériques. Toutefois, le passage des factures en papier vers leur dématérialisation se fait de façon progressive dans les entreprises. Découvrez dans les lignes suivantes comment cela se passe.
Sommaire
Choisissez un logiciel de facturation
La première étape pour effectuer une dématérialisation de factures dans son entreprise est bien le choix du logiciel. C’est sur cette solution que sera basée toute l’opération et donc le succès de ce dernier dépend du logiciel pour lequel vous allez opter. Cliquer ici vous permettra d’ailleurs d’obtenir davantage d’informations pour mieux comprendre le processus de dématérialisation des factures.
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En effet, pour trouver le logiciel de dématérialisation de factures qu’il vous faut, veillez surtout à ce que la solution dispose d’une fonction d’automatisation. Il faut que vous soyez en mesure de générer et de valider les factures aux clients de façon automatique.
En plus de cela, le logiciel doit être utilisable depuis n’importe quel support afin de faciliter son adaptation aux réalités de votre entreprise. Vous devriez aussi optimiser le critère de la sécurité et de la fiabilité de la solution informatique. La base de données pour conserver les factures doit être protégée et le logiciel conforme à la règlementation.
Optez pour une gamme de la solution de dématérialisation des factures
Il existe principalement deux gammes de la solution de dématérialisation des factures. Vous avez le choix entre l’offre d’entrée de gamme et les services plus poussés. Le choix que vous avez à faire doit dépendre des besoins spécifiques de votre entreprise. Il se pourrait que pour la dématérialisation des factures, vous ayez besoin que le logiciel se charge juste de l’établissement des factures. Dans ce cas, l’offre d’entrée de gamme devait largement vous correspondre.
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Mais si vous avez besoin que le logiciel se charge en plus d’un suivi des opérations à travers la prise en charge des recouvrements, par exemple, alors vous pouvez choisir l’offre plus poussée. Ainsi, vous bénéficierez d’une solution qui procède même à la relance de vos clients en cas d’impayés et la conservation automatique des factures.
Procurez-vous des équipements nécessaires
L’étape suivante de la dématérialisation de factures est celle de la procuration des équipements nécessaires. Vous aurez besoin d’un certain nombre d’appareils qui doivent servir de support pour vous connecter au logiciel de dématérialisation de factures. Il faudra donc vous procurer des ordinateurs et tablettes pour le compte de l’entreprise. Ensuite, vous devrez aussi vous disposer de scanner pour dématérialiser les factures reçues en papier afin de l’intégrer à la base de données.
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Préparez le personnel de l’entreprise
Une fois que vous avez tout ce dont il vous faut, votre entreprise est alors prête à passer à la dématérialisation des factures. Cependant, la solution, quoiqu’automatique, aura besoin d’assistance de temps à autre. Pour cela, il vous faudra former votre personnel pour être apte à manipuler le logiciel de facturation. Ce dernier devra apprendre à utiliser la solution informatique ainsi que les différents équipements.
