Les professionnels et les entreprises doivent assurer, en parallèle de leur activité, la réalisation de tâches administratives. Pour les aider à optimiser leur temps et leur énergie, il est nécessaire d’avoir les bons outils. Il est alors recommandé d’utiliser un carnet autocopiant qui peut réellement servir à beaucoup de choses. Voici quelques informations essentielles à ce sujet.
Pour rendre chaque opération plus formelle
Afin d’en comprendre les principaux atouts, il est nécessaire de bien assimiler comment fonctionne une liasse autocopiante. Cette dernière se compose en fait de 2 à 4 feuillets ayant des caractéristiques particulières. Quasiment identiques (mais dans des coloris différents) ils sont plus ou moins collés entre eux. Une technologie de microcapsules d’encre est alors utilisée pour que les informations inscrites au stylo sur une couche se calquent directement sur les autres. Il s’agit là d’une alternative plus pratique et plus propre que les traditionnels papiers carbones qui ont fait leur temps. Plusieurs liasses sont ainsi assemblées pour former un carnet entier ou un bloc qui sont des outils d’organisation et de suivi indispensables. De quoi rédiger des documents ayant une réelle valeur administrative. Dans certains secteurs, il est d’ailleurs obligatoire d’en utiliser.
Il faut savoir que pour l’organisation des commandes les bars, restaurants et autres établissements de ce type ne peuvent pas s’en passer. Les feuilles sont datées et peuvent contenir des cases. Il y sera possible d’écrire les dénominations des produits, le nombre d’unités désiré par le client et les prix. C’est aussi un outil de premier choix pour fluidifier les relations avec les fournisseurs et les prestataires de services. En effet, les professionnels qui ont décidé d’utiliser le carnet de bon de commande peuvent compter sur ce principe d’autocopie. Il peut également s’agir de bons de livraison, d’enlèvement ou pour la rédaction de facture ou de devis estimatif. Et ce n’est là qu’une liste non exhaustive des possibilités.
De réels avantages à en tirer
L’utilisation de carnets autocopiants constitue vraiment un atout non négligeable pour le fonctionnement de l’entreprise. Cet outil offre aux collaborateurs l’opportunité de mieux organiser leur travail. Par ailleurs, le but est aussi de donner à chaque partie concernée une copie des informations liées à une transaction. Le feuillet peut même servir de preuve et avoir une valeur juridique. De quoi également apporter plus de transparence et de traçabilité en interne. Grâce au principe de classification par ordre chronologique, il est possible de facilement retrouver des données relatives à une précédente opération.
Pour profiter d’un carnet de qualité, il est conseillé de faire appel à une imprimerie spécialisée. C’est un professionnel qui pourra fournir aux entreprises et aux indépendants, des solutions personnalisées selon leurs besoins. Ainsi, les liasses pourront être apposées du logo de la société, de même que les coordonnées ou les mentions légales. Plusieurs formats sont également disponibles, des plus petits aux plus grands. Cela permet vraiment de se donner une image plus professionnelle, au-delà de l’aspect pratique du carnet. Les feuillets deviennent même parfois des supports de promotion pour attirer de nouveaux clients.
