Dans le cadre du développement de son entreprise, il est devenu crucial d’organiser une réunion collaborative. Il s’agit d’une étable incontournable permettant de résoudre certains problèmes. D’autres points importants seront également abordés à cette occasion. En tout cas, voici les meilleurs conseils à suivre pour réussir l’organisation d’une réunion collaborative.
Sommaire
Définir les objectifs et la structure de la réunion au préalable
Les réunions collaboratives doivent aboutir à quelque chose de concret. Autrement, les choses risquent de rester à leurs places, et de s’empirer. Donc, il n’y aura pas d’évolution. L’objectif étant d’organiser une réunion de créativité. Il faudra nécessairement fixer des objectifs précis à atteindre lors de l’événement. En se posant les bonnes questions, il devient plus facile de définir l’ordre du jour. Idem pour l’élaboration du plan de la réunion. Il convient également de détailler les thèmes abordés. De quoi garantir la réussite d’une réunion professionnelle. Les organisateurs peuvent ainsi déterminer avec précision la durée maximale de traitement de chaque sujet. Idéalement, elle doit rester inférieure à 60 minutes.
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La prochaine étape consiste à définir la structure de la réunion collaborative. Bien entendu, elle doit être au service de la réalisation de l’objectif d’une réunion. La meilleure façon de transmettre un message ou des informations importantes consiste à faire un discours ou encore une présentation. Il faudra également prévoir une séance de brainstorming. Et cela permet notamment de développer des solutions adéquates essentielles à la résolution des problèmes identifiés. En d’autres mots, la structuration de la réunion collaborative doit être effectuée au préalable. Elle peut parfois prendre du temps. Il est fortement conseillé de faire appel à une société spécialisée pour accélérer les choses.
Bien choisir le lieu et la date de la réunion collaborative
La prochaine étape consiste à fixer une date précise. Mais avant cela, les organisateurs doivent se mettre d’accord pour trouver un lieu approprié. Pour éviter tout imprévu, mieux vaut compter le nombre de participants. La structure sélectionnée doit aussi être prise en considération. Des locaux facilement accessibles en voiture sont à privilégier. Ainsi, les participants ne se soucieront pas de la sécurité de leurs véhicules. Il faut retenir que toutes les salles de réunion ne sont pas équipées. Il est préférable d’opter pour un lieu spacieux doté de tous les matériels et équipements nécessaires. Il doit y avoir des micros (opérationnelles), des ordinateurs, des vidéoprojecteurs et une connexion réseau.
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Bien entendu, le choix de la date n’est pas à négliger. L’accord de tous les organisateurs et les participants comptent beaucoup. Il serait dommage de voir que les personnes présentes à la réunion soient peu nombreuses. Pour éviter une telle chose, il faut transmettre l’agenda de la réunion collaborative aux participants. Et cela doit être fait plusieurs semaines avant le jour J. Si tout le monde reçoit à temps une confirmation officielle, la liste des absents sera vide. D’autre part, il est important de bien animer une réunion d’équipe. Il faut donner la parole à tous les participants, car leurs avis sont essentiels à la réussite de l’événement. Les idées d’animation réunion collaborativene manquent pas. Il est souvent nécessaire de préparer une petite présentation en PowerPoint pour assurer sa réussite.
